Sí, aunque te recomendamos encarecidamente usar el formulario de envío en línea para un procesamiento más eficiente. Las solicitudes enviadas por correo electrónico, fax o correo postal pueden requerir tiempo adicional para procesarse.

Debes proporcionar:

• Una solicitud firmada en membrete oficial (para proveedores y pagadores),
  
  O
• Un formulario de autorización HIPAA completado y firmado (para pacientes y terceros)

Si eres un tercero que solicita registros en nombre de alguien, también debes incluir un poder notarial u otra documentación legal.

• Las solicitudes en línea suelen procesarse en un plazo de 7-10 días laborables, dependiendo de la integridad y complejidad de la solicitud.
• Los registros archivísticos o en papel pueden tardar hasta 30 días en procesarse. Si se requiere tiempo adicional, nuestro equipo de historias clínicas se pondrá en contacto contigo directamente.

Las tasas pueden aplicarse conforme a las normativas estatales y federales. Te notificarán con antelación si se aplican cargos.

• No se cobra ninguna tarifa si los registros se envían a otro médico o instalación sanitaria para la continuidad de la atención.
• No se cobra ninguna tarifa por los registros disponibles directamente para ti a través de tu portal del paciente.
• Para solicitudes de terceros u otros fines, puede aplicarse una tarifa razonable basada en el costo, según lo permita la ley.

Los registros pueden ser solicitados por:

• El paciente
• Tutores legales o representantes sanitarios (con la documentación adecuada)
• Proveedores de atención sanitaria
• Compañías de seguro o pagadores (para fines de pago u operativos)
• Terceros autorizados (con autorización firmada)

Sí. Puedes solicitar partes específicas (por ejemplo, resultados de laboratorio, imágenes, notas de visita). Por favor, especifícalo claramente en tu solicitud.

Dependiendo de tu preferencia y la naturaleza de la solicitud, los registros pueden entregarse a través de:

• Correo electrónico seguro/cifrado
• Sube a un portal seguro
• Copia en papel por correo certificado (USPS, FedEx o UPS)

Por favor, indica tu método de entrega preferido en el formulario de autorización.

• Para los pacientes menores de 12 años, un padre o tutor legal debe firmar la autorización.
• Para pacientes de 12 a 17 años, el formulario de autorización HIPAA debe estar firmado por:
  • Un padre o tutor legalmente designado
  • El menor (si está emancipado, casado, es padre o vive de forma independiente)
  • Para los servicios de salud reproductiva, tanto el padre o tutor como el menor pueden firmar

Por favor, incluye tu mejor información de contacto al enviar la solicitud. Nuestro equipo se pondrá en contacto directamente si es necesario aclarar algo.

Para solicitar los registros de un paciente fallecido, debes proporcionar:

• Una copia del certificado de defunción
• Cartas de administración o una declaración jurada notariada de distribuidor
• Un formulario de autorización HIPAA firmado por el albacea legal o distribuidor

Puedes acceder al formulario de declaración jurada de distribuidor [aquí] (enlace al formulario).

El formulario está disponible:

• En línea a través de nuestro sitio web
• Dentro del portal de envío en línea
• En la consulta de tu médico
• Del departamento de historias clínicas

Los registros relacionados con el tratamiento de salud conductual o el consumo de sustancias se consideran sensibles según la HIPAA y la ley estatal. Estas solicitudes deben ser revisadas y aprobadas por el médico tratante antes de poder ser liberadas.

Las historias clínicas de consultas recientemente adquiridas por Essen siguen disponibles. Por favor, envía tu solicitud utilizando el mismo formulario en línea y nuestro equipo la dirigirá adecuadamente.

Puedes acceder a nuestro aviso de prácticas de privacidad aquí. Este documento proporciona información importante sobre cómo se recopilan, utilizan y protegen tus datos de salud conforme a la HIPAA y otras leyes aplicables. Te animamos a que lo revises para comprender mejor tus derechos de privacidad y cómo se maneja tu información.